Pour se conformer aux règles élargies de l’UE sur les allergènes de parfum en vertu du Règlement (UE) 2023/1545 de la Commission, appliqué aux nouveaux produits à compter du 31 juillet 2026, chaque marque de cosmétiques doit obtenir une déclaration écrite d’allergène de chaque fournisseur de parfums et d’huiles essentielles répertoriant les 82 allergènes déclarables et leur pourcentage exact dans la matière première fournie. Un certificat IFRA seul n’est pas suffisant. Cet article vous donne le flux de travail de la demande, un modèle de fournisseur copier-coller et une liste de contrôle de validation. 

Si vos dossiers CPSR, PIF, étiquette et CPNP ne peuvent pas être validés pour la conformité avant le 31 juillet 2026, les nouveaux produits non conformes seront détenus aux douanes de l’UE. Les données mises à jour par le fournisseur sont les données limitant le taux, et la plupart des équipes réglementaires sous-estiment le temps nécessaire à la collecte.  

Pourquoi un certificat IFRA n’est-il pas suffisant pour la conformité UE 82-allergènes ? 

Il s’agit de la seule idée fausse la plus coûteuse en matière de conformité cosmétique aujourd’hui. Un certificat de conformité IFRA et une déclaration d’allergène sont deux documents différents qui répondent à deux questions réglementaires différentes. 

 À retenir : vous avez besoin des trois, mais la Déclaration d’allergène est le document qui détermine votre étiquette et votre CPSR. Sans elle, votre évaluateur de sécurité ne peut pas calculer l’exposition aux allergènes, votre équipe artistique ne peut pas énumérer les bons noms INCI et votre personne responsable ne peut pas maintenir un PIF conforme. 

De nombreux fournisseurs vous enverront un Certificat de conformité IFRA 51st mis à jour et supposeront que la demande est complète. Ce n’est pas le cas. Vous devez spécifiquement demander la Déclaration d’allergène conformément au Règlement (UE) 2023/1545.  

De quoi ai-je exactement besoin de la part de mes fournisseurs de parfums ? 

Vous trouverez ci-dessous la liste complète des livrables des fournisseurs pour la conformité aux normes européennes 82-allergènes. Chaque ligne de cette liste doit être considérée comme obligatoire avant que l’évaluateur de la sécurité ne commence à travailler sur la CPSR. 

 Si un fournisseur renvoie un document qui omet l’un des éléments ci-dessus, il s’agit d’un écart et il doit être clôturé avant que l’évaluateur de la sécurité puisse effectuer la mise à jour CPSR.  

Le flux de travail de sensibilisation des fournisseurs en 4 étapes 

Le temps est la variable limitant le taux. Vous trouverez ci-dessous la séquence éprouvée que les équipes de réglementation des soins personnels (PCR) utilisent pour extraire des données sur les allergènes propres des fournisseurs à temps pour la date limite du 31 juillet 2026. Chaque étape suppose que l’étape précédente a été tentée. 

Le timing mathématique est important. Si une marque commence à contacter le fournisseur le 31 mai 2026, a des cycles typiques de 21 jours, puis entre dans un cycle de mise à jour CPSR de 8 à 10 semaines, la marque est déjà à la date limite avant de tester des alternatives. Plus tôt la sensibilisation commence, plus vous avez de levier.  

Copier-coller le modèle de demande de fournisseur (e-mail + pièce jointe) 

Vous trouverez ci-dessous une demande de fournisseur prête pour les régulateurs que vous pouvez adapter. Remplacez les champs entre parenthèses, joignez le formulaire de réponse structuré (immédiatement ci-dessous) et envoyez-le par e-mail avec l’accusé de réception.  

Ligne d’objet 

URGENT — Déclaration UE 82-Allergen requise pour [Product/Material Name] — Réponse requise [Date]  

Corps de l’e-mail 

Cher/Chère [Supplier Regulatory / QA Contact], Nous vous écrivons pour vous demander de mettre à jour les données de déclaration d’allergène pour les matériaux de parfum/huile essentielle suivants que nous achetons actuellement [Supplier Name] : 

• [Material Name 1 Internal Code] 

• [Material Name 2 / Internal Code] 

• [Material Name 3 / Internal Code] 

Cette demande est motivée par le Règlement (UE) 2023/1545 de la Commission, qui élargit l’étiquetage obligatoire des allergènes de parfum en vertu de l’Annexe III du Règlement (CE) n° 1223/2009. L’application de la liste élargie commence le 31 juillet 2026 pour les nouveaux produits cosmétiques mis sur le marché de l’UE, avec une date de retrait du 31 juillet 2028 pour les stocks existants non conformes. 

Nos dossiers détiennent actuellement votre certificat de conformité IFRA pour ces matériaux. Le certificat IFRA confirme les niveaux d’utilisation maximum par catégorie de produit, mais il ne fournit pas les données de concentration d’allergène requises pour mettre à jour notre rapport de sécurité des produits cosmétiques (Cosmetic Product Safety Report, CPSR), notre fichier d’informations sur les produits (PIF), notre notification CPNP et l’étiquetage des produits.  Par conséquent, nous exigeons une déclaration d’allergène distincte et actuelle  pour chaque matériau répertorié ci-dessus. 

Veuillez remplir le formulaire de réponse structuré ci-joint pour chaque article, en le renvoyant au plus tard le [Date — 14 days from send].  

Pour chaque article, la réponse doit inclure : 

1. Chacun des 82 allergènes déclarables de l’ Annexe III de l’UE (conformément au Règlement (UE) 2023/1545 et à son Corrigendum 2025), la concentration de chacun étant exprimée en  % p/p dans le parfum pur/l’huile essentielle. 

1. Pour les substances non détectées, veuillez indiquer la limite de détection (LDD) et la méthode analytique utilisée. 

1. Déclaration de méthode analytique (nous attendons de GC-MS ou GC-MS/MS des méthodes accréditées ISO 17025), y compris la validation de la méthode et la LOD par allergène. 

1. Teneur en allergènes spécifiques à la nature pour les huiles essentielles, les extraits botaniques ou les absolus, confirmant que les allergènes naturels (par ex., linalol, limonène, géraniol, citral) ont été quantifiés. 

1. Déclaration de préhaptène/prohaptène décrivant le comportement à l’oxydation des substances pertinentes (limonène, linalol, géraniol, alpha-terpinène, eugénol, isoeugénol, alcool de cinnamyl) et les conditions de conservation/emballage recommandées. 

1. Déclaration de variabilité des lots : si la déclaration s’applique à un seul lot ou est représentative de tous les lots, et variation saisonnière attendue pour les produits naturels. 

1. Date de l’analyse et date de validité claire jusqu’à la date. 

1. Document signé par une partie qualifiée (responsable qualité, responsable des affaires réglementaires ou directeur de laboratoire) avec le nom, le titre, la signature et la date. 

Veuillez également renvoyer la FDS actuelle (conforme à REACH/CLP) et le 51e certificat de conformité IFRA mis à jour pour chaque matériau afin que notre dossier réglementaire soit complet.  

Si vous ne pouvez pas fournir ces données dans les délais demandés, veuillez répondre [Date — 5 business days from send] en indiquant : (a) la date à laquelle vous prévoyez de les fournir, ou (b) la confirmation que les données ne sont pas disponibles, afin que nous puissions évaluer les alternatives, y compris les tests de laboratoire ISO 17025 indépendants et le changement de fournisseur, avant que notre date limite pour l’UE ne soit dépassée.  

Merci de votre attention immédiate. Nous nous engageons à maintenir notre partenariat tout au long de cette transition et apprécions votre soutien pour répondre à ces obligations réglementaires.  

Cordialement, [Your Name] [Title — Regulatory Affairs / QA / Procurement] [Brand / Manufacturer] [Email] | [Phone]  

Formulaire de réponse joint (les fournisseurs le remplissent) 

Fournir un formulaire d’une page que le fournisseur remplit par article. Au minimum, les champs sont : 

 Une version prédéfinie de ce formulaire fait partie des livrables fournis par notre équipe lors d’un examen gratuit de la conformité des allergènes dans l’UE.  

Fréquence de suivi — Jour 0 / Jour 7 / Jour 14 

Une cadence propre est la différence entre obtenir des données en trois semaines et ne rien obtenir en huit semaines.  

Jour 7 — premier e-mail de suivi 

Objet : Rappel — EU 82-Allergen Declaration Request for [Material Name(s)]  Bonjour [Contact],  Suite à notre demande de [Date] mise à jour des données de déclaration d’allergène le [Material Name(s)]. Pouvez-vous confirmer la réception et fournir une date de réponse prévue ?  Pour rappel, la date limite de l’UE pour la conformité des nouveaux produits est le 31 juillet 2026 et notre cycle de mise à jour CPSR nécessite ces données bien à l’avance. S’il y a quelqu’un d’autre dans votre équipe avec qui je devrais travailler, veuillez nous contacter.  Merci.  

Jour 14 — e-mail de remontée 

Objet : ESCALATION — Données sur les allergènes de l’UE requises pour [Material Name(s)] — Risque [Brand] de continuité  Bonjour [Quality / Regulatory Director / Account Manager],  Nous faisons remonter cette demande car la fenêtre de réponse s’est écoulée et nous approchons d’une date limite réglementaire stricte pour l’UE du 31 juillet 2026.  Sans déclaration d’allergène conforme au règlement (UE) 2023/1545, nous ne pouvons pas mettre à jour notre notification CPSR, PIF, illustration d’étiquette ou CPNP. Cela signifie que nous ne pouvons pas légalement mettre de nouveaux produits sur le marché de l’UE après la date limite en utilisant [Material Name(s)].  Nous avons besoin de : (a) la déclaration complétée par [Date — 5 business days], ou (b) la confirmation que les données ne peuvent pas être fournies, afin de pouvoir commencer des tests ISO 17025 indépendants et évaluer d’autres fournisseurs.  Veuillez me contacter directement au [Phone] / [Email] aujourd’hui.  

Cordialement, [Senior Title — Regulatory Affairs Director / Head of Quality] [Brand / Manufacturer]  La plupart des fournisseurs répondent à l’escalade du Jour 14 parce que le risque commercial implicite se trouve désormais devant leur équipe de compte. Si le silence se poursuit jusqu’au Jour 21, l’étape suivante ne concerne plus le fournisseur, mais les alternatives.  

Écarts courants de documentation fournisseur (et comment les combler) 

 Sur des centaines d’audits, les écarts suivants apparaissent dans cet ordre de fréquence. Chacun est refermable, généralement plus rapide que les gens ne le pensent. 

Que se passe-t-il si mon fournisseur ne partage pas de données sur les allergènes ? 

Vous avez trois options, par ordre de vitesse.  

Option 1 — Tests en laboratoire indépendants ISO 17025 

Envoyer un échantillon scellé du parfum fourni à un laboratoire accrédité ISO 17025 pour analyse GC-MS/MS contre l’ensemble des 82 allergènes de l’Annexe III. Les principaux laboratoires d’analyse offrant ce service comprennent Intertek, SGS et Eurofins.  

 Les tests indépendants sont la voie la plus défendable lorsqu’un fournisseur ne répond pas. L’inconvénient est le coût et le temps, et la marque a toujours besoin d’une stratégie de variabilité des lots pour les produits naturels, car un seul échantillon ne prouve qu’un seul lot.  

Option 2 — Changement de fournisseur 

Si un fournisseur ne peut pas fournir une déclaration d’allergène actuelle en 2026, il s’agit d’un signal d’alerte réglementaire significatif  au-delà de la date limite immédiate. Identifier les fournisseurs alternatifs, les grandes maisons de parfum (par ex., Givaudan, Symrise, dsm-firmenich, IFF) et les indépendants réputés ont tous construit des palettes prêtes pour 2026 avec des déclarations complètes en Annexe III. 

Cette option prend 8 à 16 semaines pour la correspondance sensorielle, refaire tous les tests de sécurité et d’intégrité du produit, et retravailler la CPSR, mais elle pérennise la marque pour le Canada et les ajustements de l’UE après 2028.  

Option 3 — Reformulation vers le bas ou vers l’extérieur 

Utiliser le cadre introduit dans le guide du formulateur : reformuler (réduire le niveau d’utilisation en dessous du seuil) ou reformuler (remplacer les ingrédients à haute teneur en allergènes par des alternatives à la lumière allergénique). Il s’agit du chemin le plus long et il nécessite des cycles sensoriels, de stabilité et de CPSR. 

Dans la pratique, la plupart des marques exécutent  l’option 1 (tests en laboratoire) en parallèle avec l’option 2 (évaluation du changement de fournisseur) pour les UGS à haut risque tout en continuant l’option 3 (reformulation) pour la réparation à long terme du portefeuille.  

Comment puis-je valider les données sur les allergènes des fournisseurs une fois reçues ? 

Lorsqu’une déclaration arrive, validez-la avec cette liste de contrôle à 10 points avant de la transmettre à l’évaluateur de sécurité. Un seul élément manquant peut bloquer la validation CPSR de plusieurs semaines.  

 En cas d’échec des items 1 à 4, la déclaration n’est pas utilisable pour le CPSR. Renvoyez-le au fournisseur pour révision avant de compter le livrable comme reçu.  

Examen gratuit de la conformité aux allergènes de l’UE — tri des données fournisseur inclus 

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Foire aux questions 

Un certificat de conformité IFRA est-il suffisant pour la conformité UE 82-allergènes ? 

Non. Un certificat IFRA confirme les niveaux d’utilisation maximum par catégorie de produit par rapport aux normes IFRA. Il ne répertorie pas les allergènes spécifiques à l’intérieur du parfum ou leurs pourcentages individuels, c’est-à-dire les informations requises pour mettre à jour une notification CPSR, étiquette et CPNP en vertu du Règlement (UE) 2023/1545.  

Quelle est la différence entre un certificat IFRA et une déclaration d’allergène ? 

Un certificat IFRA répond : « Quelle quantité de ce parfum puis-je utiliser ? » Une déclaration d’allergènes répond : « Quels allergènes sont à l’intérieur de ce parfum et à quelle concentration ? » Les deux documents sont nécessaires, et ils proviennent du même fournisseur, mais ils sont produits séparément.  

Que se passe-t-il si mon fournisseur de parfum déclare que les données sur les allergènes sont confidentielles ? 

Vous ne demandez que les substances déclarables de l’Annexe III, et non la formule complète. Il n’est pas demandé au fournisseur de divulguer la chimie exclusive ; il lui est demandé de confirmer les allergènes réglementés et leurs concentrations. Si le fournisseur refuse toujours, le chemin le plus défendable est le test indépendant ISO 17025 GC-MS/MS.  

Combien de temps dure le test des allergènes de parfum ISO 17025 ? 

Généralement 2 à 4 semaines par échantillon, avec un délai d’exécution rapide disponible. Le coût indicatif est de 650 à 1 200 USD par échantillon dans les principaux laboratoires. Le résultat est un profil allergénique quantifié contre les 82 substances de l’Annexe III qui peuvent être utilisées directement dans le CPSR.  

Ai-je besoin de données d’allergènes distinctes pour chaque lot d’huile essentielle ? 

Pour les produits naturels, oui, du moins de manière saisonnière. La composition de l’huile essentielle varie en fonction de la récolte, de l’origine et de la distillation. Le CPSR doit refléter le pire cas d’exposition, ce qui signifie généralement soit l’obtention de données spécifiques au lot, soit une déclaration du fournisseur couvrant la variabilité du lot tout au long de l’année.  

Quel délai s’applique à l’obtention des données sur les allergènes des fournisseurs ? 

Il n’existe pas de date limite distincte pour les données des fournisseurs, mais il s’agit de l’entrée de la limitation des taux pour atteindre la date limite du 31 juillet 2026 dans l’UE. Les marques ont généralement besoin de données propres sur les fournisseurs 6 à 10 semaines avant la date limite pour prévoir du temps pour les mises à jour CPSR, l’actualisation PIF, les modifications d’illustrations et la renotification CPNP. De nombreux petits fournisseurs de parfums ou maisons d’ingrédients n’ont pas budgétisé ces tests supplémentaires et ont des problèmes pour fournir les données sur les allergènes nécessaires.   

Que fait une personne responsable de l’UE dans ce processus ? 

La personne responsable de l’UE détient le PIF (et le CPSR à l’intérieur de celui-ci) à une adresse de l’UE et est le point de contact légal pour les autorités des États membres. Elle confirme que le PIF comprend les données mises à jour sur les allergènes du fournisseur et le CPSR actualisé avant que tout produit ne soit mis sur le marché de l’UE.  

Fermeture : les données du fournisseur sont la porte d’entrée 

Il n’y a aucun moyen de contourner les données sur les allergènes des fournisseurs. Le CPSR ne peut pas être resigné sans lui, l’étiquette ne peut pas être révisée sans lui, le PIF est incomplet sans lui et le CPNP ne peut pas être re-notifié sans lui. Toutes les autres tâches de conformité dépendent des données qui arrivent à temps. 

Les marques qui ont déjà commencé à s’adresser aux fournisseurs sont en bonne forme. Les marques qui ne l’ont pas fait, en particulier celles qui comptent sur des maisons de parfum indépendantes, des fournisseurs d’huiles essentielles plus petits ou des produits naturels à source unique, doivent traiter la sensibilisation des fournisseurs comme la priorité absolue des 30 prochains jours.  

Registrar Corp et Personal Care Regulatory (PCR) soutiennent les marques cosmétiques tout au long du cycle d’acquisition de données, les scripts de sensibilisation des fournisseurs, l’analyse des lacunes, les mises à jour CPSR avec approbation du toxicologue, l’actualisation du PIF, les mises à jour des illustrations, la renotification CPNP et les services de la Personne responsable UE/Royaume-Uni pour les obligations post-commercialisation.  

⏱️ La sensibilisation des fournisseurs est le pôle le plus long de la tente. 

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