De nombreux importateurs supposent que ces trois rôles se chevauchent, ou pire, qu’ils sont interchangeables. En réalité, l’importateur officiel, l’importateur FSVP et l’agent américain sont des identités réglementaires distinctes régies par différentes autorités, responsabilités et responsabilités.

Lorsque les entreprises ne comprennent pas ces distinctions, elles attribuent souvent les mauvaises tâches à la mauvaise partie, ce qui crée des lacunes dans la documentation et expose les expéditions à un risque d’application de la loi. Cet article clarifie ce que chaque rôle fait réellement, comment il interagit et comment s’assurer que chaque obligation est couverte.

Pourquoi ces rôles sont-ils confus ?

Les trois apparaissent pendant l’activité d’importation aux États-Unis. Les trois impliquent une communication avec les agences fédérales. Et les trois peuvent apparaître sur les mêmes documents d’expédition. Ce chevauchement conduit de nombreuses entreprises à supposer que si quelqu’un, un courtier, un agent, un consultant, est impliqué dans la logistique d’importation, il est également responsable de la vérification de la sécurité alimentaire.

Ce n’est pas le cas.

Ce malentendu est l’un des problèmes les plus courants rencontrés par les investigateurs de la FDA lors de l’examen de la documentation. Les entreprises découvrent souvent lors des inspections que l’entité répertoriée en tant qu’importateur FSVP n’a jamais effectué d’analyse des dangers ou évalué le fournisseur.

Pour un rappel de base sur l’importateur FSVP, voir Responsabilités de l’importateur FSVP.

L’importateur officiel (IOR) : Conformité douanière et responsabilité financière

L’importateur officiel est une désignation de douanes et de protection des frontières. L’IOR est responsable de :

• Dépôt des documents d’entrée
• Paiement des droits et tarifs
• S’assurer que les marchandises répondent aux exigences douanières

Ce rôle détermine la partie financièrement responsable des marchandises au moment de l’entrée. Il ne détermine pas qui est responsable de la vérification de la sécurité alimentaire.

Un IOR peut être l’acheteur, le vendeur ou un courtier en douane agissant en tant qu’agent. Mais même lorsque le courtier gère l’entrée, il n’est pas responsable de la vérification du fournisseur.

L’importateur FSVP : Vérification de la sécurité et responsabilité réglementaire

L’importateur FSVP, défini par la FDA en vertu de la FSMA, est la partie américaine qui possède ou a accepté d’acheter la nourriture au moment de l’entrée et est responsable de la vérification de la sécurité du fournisseur étranger.

Ce rôle nécessite :

• Effectuer ou examiner des analyses de dangers
• Évaluer et approuver les fournisseurs
• Sélection et documentation des activités de vérification
• Tenue à jour des dossiers FSVP

Plus important encore, l’importateur FSVP est l’entité que la FDA tient responsable pendant l’inspection. Si l’importateur FSVP ne peut pas produire de dossiers, l’expédition et le programme sont considérés comme non conformes.

Les importateurs qui élaborent ou examinent leurs programmes de vérification font souvent référence aux attentes des dossiers du FSVP.

L’agent américain : Point de communication pour l’enregistrement des installations alimentaires

L’Agent américain est une exigence pour les installations étrangères enregistrées auprès de la FDA. Le rôle :

• Sert de contact national pour la FDA
• Aide à la communication sur les questions d’enregistrement
• Répond aux questions de la FDA concernant le statut de l’établissement

L’Agent américain ne :

• Mener des analyses des dangers
• Approuver les fournisseurs
• Gérer les dossiers FSVP
• Agir en tant qu’importateur FSVP

De nombreuses entreprises supposent à tort que leur agent américain est impliqué dans la supervision du FSVP. La FDA ne soutient pas cette interprétation.

Comment ces rôles interagissent et où se produisent les écarts

Ces rôles apparaissent souvent ensemble parce que les expéditions nécessitent à la fois une entrée en douane et un examen de conformité FDA. Les désalignements fréquents comprennent :

• Un courtier en douane répertorié comme IOR, mais ne sait pas qu’il est également répertorié comme FSVP Importateur
• Un agent américain en supposant qu’il doit gérer la documentation pour laquelle il n’a jamais été engagé
• Un acheteur qui suppose que le plan HACCP du fournisseur étranger satisfait aux exigences du FSVP

Un mauvais alignement entre les trois rôles crée des pannes prévisibles dans les analyses des dangers, les évaluations des fournisseurs et les activités de vérification.

Les entreprises se préparant à la certification ou à une préparation plus large à la conformité renforcent souvent leurs systèmes à l’aide de cadres tels que l’alignement SQF-FSMA.

Clarifier les responsabilités pour éviter les résultats de la FDA

Pour éviter les lacunes et l’application, les importateurs doivent :

• Attribuer clairement le rôle d’importateur FSVP en fonction de la propriété au moment de l’entrée
• Documenter les responsabilités des courtiers en douane et des agents américains
• S’assurer que la bonne partie conserve les dossiers FSVP
• Former le personnel interne responsable de l’évaluation des dangers et de la tenue des registres

L’un des moyens les plus efficaces de confirmer l’alignement est de procéder à une comparaison interne des dossiers douaniers, des accords d’achat et des flux de travail de vérification des fournisseurs.

Les entreprises qui intègrent une formation de niveau PCQI dans leurs opérations constatent généralement moins de lacunes en matière de conformité. Pour un contexte plus large sur les responsabilités individuelles qualifiées, voir les tâches PCQI et la supervision de l’atelier.

Pourquoi les importateurs choisissent Registrar Corp pour obtenir de l’aide

De nombreux importateurs se tournent vers Registrar Corp non seulement pour la formation, mais aussi pour le soutien à l’élimination de ces rôles qui se chevauchent. Ils veulent savoir clairement qui doit être répertorié où, qui est responsable de quoi et comment aligner la documentation entre les systèmes douaniers, d’achat et de sécurité alimentaire.

Pour un aperçu des raisons pour lesquelles les organisations comptent sur notre soutien, consultez la page Pourquoi les importateurs font confiance à Registrar.

Votre prochaine étape : Aligner chaque rôle d’importation sur ses véritables responsabilités

La clarté des rôles est l’un des facteurs prédictifs les plus importants de la réussite du FSVP. Lorsque chaque partie comprend ses obligations et que le personnel approprié est correctement formé, l’ensemble du programme de l’importateur devient plus prévisible, plus défendable et plus résilient.

La formation FSVP de Registrar Corp aide à :

• Clarifier les responsabilités de l’importateur dans tous les rôles
• Renforcer l’analyse des dangers et les décisions de vérification
• S’assurer que la documentation est conforme aux attentes de la FDA
• Prévenir les lacunes qui surviennent lorsque les rôles sont mal attribués ou mal compris

Si vous voulez être sûr que chaque rôle d’importation dans votre chaîne d’approvisionnement est aligné et conforme, explorez la formation FSVP de Registrar Corp dès aujourd’hui.