Comment rendre la conformité FSVP plus productive

Mis à jour le 9 février 2024

En vertu de la Règle du Programme de vérification des fournisseurs étrangers (FSVP),la Food and Drug Administration (FDA) des États-Unis exige que la plupart des importateurs américains développent des FSVP afin de fournir des garanties adéquates que leurs fournisseurs étrangers produisent des aliments sans danger pour la consommation.

Les importateurs sont responsables de la collecte des données de conformité des fournisseurs et de l’utilisation de ces données pour vérifier et approuver les fournisseurs. Les importateurs doivent se tenir informés du statut de conformité de tous leurs fournisseurs pour prendre des mesures correctives et respecter les exigences du FSVP.

L’obtention des données dont vous avez besoin pour suivre efficacement la conformité de vos fournisseurs consomme du temps et des ressources. Avec de nombreuses autres tâches professionnelles, vous vous demandez peut-être comment rendre la conformité FSVP plus facile et plus efficace.

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Registrar Corp propose une variété de solutions de formation, de logiciels et de conseil FSVP pour vous aider à obtenir et à maintenir la conformité FSVP.

 

3 façons simples de rationaliser la conformité FSVP dans votre entreprise  :

Surveillez vos fournisseurs 24 h/24, 7 j/7

Il est difficile de surveiller vos fournisseurs pour se conformer aux réglementations FSVP. La FDA dispose de plusieurs bases de données contenant des informations sur la conformité des fournisseurs.

Ces informations ne sont pas automatiquement partagées avec les importateurs FSVP, et vous devez rechercher chaque base de données pertinente pour chaque fournisseur individuellement afin de trouver régulièrement leurs informations.

Vous êtes tenu de rester informé des mesures d’application que la FDA a prises contre vos fournisseurs, telles que les alertes à l’importation, les lettres d’avertissement et les refus d’importation. Vous devez prendre des mesures correctives, le cas échéant, pour vous assurer que les problèmes de sécurité alimentaire ont été résolus avant l’importation des aliments.

Si vous continuez à expédier depuis un fournisseur non conforme, la FDA prendra des mesures coercitives contre votre entreprise.

Pour rester informé plus productif, vous pouvez facilement utiliser un logiciel qui automatise les alertes de conformité. ComplyHub de Registrar Corp permet aux importateurs américains de rester conformes à la FDA et d’éviter de manière proactive les perturbations de la chaîne d’approvisionnement.

ComplyHub utilise plus de 100 millions de dossiers d’expédition aux États-Unis pour suivre et vous informer automatiquement de toute violation que vos fournisseurs pourraient avoir. Notre algorithme évalue instantanément des centaines de milliers de fournisseurs en fonction de leur conformité et de leur historique d’expédition afin que vous puissiez prendre des décisions rapidement et facilement.

Gérez les documents FSVP en un seul endroit.

La règle FSVP exige une documentation qui démontre la conformité de chaque aliment importé par fournisseur. Ces documents doivent être mis à jour au moins tous les 3 ans, ou chaque fois que des informations importantes sur le fournisseur changent, telles que l’adresse de l’établissement ou lorsqu’un nouvel ingrédient ou processus est incorporé, affectant ainsi l’analyse des dangers ou d’autres évaluations dans le FSVP.

Se fier uniquement aux fichiers physiques peut entraîner l’absence de documents, ce qui vous fait sacrifier à la fois du temps et de la main-d’œuvre pour récupérer la documentation requise. La gestion des fichiers physiques nécessite également probablement une assistance administrative supplémentaire pour organiser les fichiers et les mettre à la disposition de la FDA sur demande.

Les défis augmentent à mesure qu’une entreprise ajoute des fournisseurs supplémentaires, qui nécessitent tous des FSVP et une documentation distincts.

En raison des inspections à distance, la FDA a demandé des documents sous forme numérique, soit par e-mail, soit en les téléchargeant sur le portail d’importation FSVP de la FDA pour les dossiers FSVP. La maintenance d’un système de fichiers numériques est plus efficace et garantira que tous les fichiers se trouvent en un seul endroit.

Pour rationaliser un système de fichiers numériques pour vos documents FSVP, utilisez un logiciel intégré à la plateforme que vous utilisez déjà pour suivre la conformité FSVP.

Par exemple, ComplyHub de Registrar Corp vous aide à gérer les plans de sécurité alimentaire, les rapports d’audit, la documentation des processus, etc. Vous pouvez également demander et recevoir les documents des fournisseurs directement via le logiciel et demander à nouveau automatiquement les documents lorsqu’ils approchent de leur date d’expiration.

Vérifiez la conformité FSVP du fournisseur avant d’acheter.

Vous pouvez être plus sûr qu’un fournisseur potentiel sera fiable en vérifiant son historique de conformité avant de décider de travailler avec lui. Les importateurs sont tenus de vérifier en permanence la conformité de leurs fournisseurs et de réévaluer et/ou révoquer l’approbation d’un fournisseur qui est devenu non conforme jusqu’à ce que le problème ait été résolu.

Si un fournisseur a de solides et longs antécédents en matière de conformité exceptionnelle à la FDA, il est plus susceptible de rester en conformité qu’une entreprise qui a fait l’objet de plusieurs mesures d’application de la FDA. Les fournisseurs non conformes peuvent entraîner des retards d’importation, des pertes de productivité importantes et, plus important encore, des maladies pour les consommateurs si des aliments dangereux sont distribués.

Lorsqu’un fournisseur n’est pas conforme, vous devez prendre des mesures correctives. Vous devrez peut-être allouer des ressources pour trouver un remplaçant, récupérer les pertes financières et mettre en œuvre un contrôle des dommages pour protéger la réputation de votre marque et les consommateurs.

Pour avoir une idée claire du dossier de conformité d’un fournisseur, vous pouvez utiliser un logiciel comme ComplyHub qui note instantanément des centaines de milliers de fournisseurs en fonction de leur conformité et de leur historique d’expédition afin que vous puissiez prendre des décisions rapidement et facilement.

Les importateurs peuvent également s’approvisionner auprès de plus de 150 000 fournisseurs actifs de produits alimentaires et de boissons dans le monde entier avec ComplyHub et choisir parmi plus de 790 000 produits dans le monde entier.

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